Mỗi ngày chúng ta đều gửi và nhận nhiều email. Bạn có bao giờ thắc mắc về thuật ngữ “FYI” mà thường được sử dụng trong các email hoặc tin nhắn không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của “FYI”, cách sử dụng và ví dụ minh họa để giúp bạn hiểu rõ hơn về nó.
FYI là gì?
“FYI” là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “for your information”, có nghĩa là “để cho bạn biết”. Thường thì, người gửi sử dụng thuật ngữ này để thông báo cho người nhận biết về một thông tin nào đó mà không cần phải đợi phản hồi hay làm gì thêm.
Ví dụ, khi bạn gửi email cho một đối tác và muốn cho họ biết về một sự kiện mới nhất, bạn có thể kết thúc email của mình bằng cụm từ “FYI” để đơn giản chỉ thông báo cho họ biết thông tin đó.
FYI được sử dụng trong những trường hợp nào?
“FYI” được sử dụng để thông báo hoặc chia sẻ thông tin với người đọc hoặc người nhận email. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể khi sử dụng “FYI”:
Chia sẻ thông tin mới hoặc chỉ số với đồng nghiệp hoặc quản lý
Khi bạn muốn chia sẻ với đồng nghiệp hoặc quản lý về một số thông tin mới như chỉ số bán hàng mới nhất hoặc số lượng khách hàng mới đăng ký, bạn có thể gửi email với chủ đề “FYI: Chỉ số bán hàng mới nhất” hoặc “Thông tin mới về khách hàng đăng ký”. Đồng nghiệp hoặc quản lý của bạn sẽ được cập nhật về các chỉ số mới nhất mà không cần phải phản hồi.
Cập nhật tiến trình hoặc trạng thái của dự án cho những người liên quan
Khi làm việc trên một dự án với nhiều thành viên, bạn có thể gửi email với chủ đề “FYI: Cập nhật tiến trình dự án” để chia sẻ với những người liên quan về trạng thái của dự án. Những người liên quan sẽ nắm bắt được thông tin quan trọng và biết rằng họ không cần phải phản hồi.
Chuyển tiếp thông tin có liên quan đến một dự án hoặc sự kiện
Nếu muốn chuyển tiếp một thông tin hay tin tức quan trọng liên quan đến một dự án hoặc sự kiện cho những người liên quan, bạn có thể gửi email với chủ đề “FYI: Chuyển tiếp thông tin quan trọng” để chia sẻ với họ.
Thông báo một vấn đề hoặc sự cố đang xảy ra mà những người nhận email cần biết
Khi bạn gặp phải một vấn đề hoặc sự cố đang xảy ra và bạn muốn thông báo cho những người liên quan biết về tình hình hiện tại, bạn có thể gửi email với chủ đề “FYI: Thông báo về vấn đề” và mô tả tình hình hiện tại.
Một số ý nghĩa khác của FYI
Ngoài nghĩa là “For Your Information”, tuỳ từng ngữ cảnh “FYI” còn mang những ý nghĩa khác như:
- For Your Instruction
- For Your Interest
- For Your Implementation
- For Your Input
- For Your Inspection
- For Your Investment
Phân biệt FYI và FYR
FYI và FYR đều là những thuật ngữ được sử dụng nhiều trong email, tuy nhiên ý nghĩa của chúng có khác nhau đôi chút.
- FYI (For Your Information): Thông báo cho người nhận biết về một thông tin, tài liệu, hoặc sự kiện mà họ có thể quan tâm hoặc cần biết.
- FYR (For Your Reference): Cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho người nhận, nhưng không yêu cầu họ phản hồi hoặc hành động gì.
Một số thuật ngữ trong Email khác
Ngoài hai thuật ngữ phổ biến là FYI (For Your Information) và FYR (For Your Reference), còn có một số thuật ngữ khác mà chúng ta nên biết:
-
CC (Carbon Copy): Để gửi email cho nhiều người, bạn có thể chọn tùy chọn CC và nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn gửi email. Những người này sẽ nhận được bản sao email và có thể thấy địa chỉ email của những người khác trong danh sách CC.
-
BCC (Blind Carbon Copy): Giống như CC, nhưng những người được thêm vào danh sách BCC sẽ không thấy địa chỉ email của những người khác trong danh sách BCC. Điều này giúp bảo mật thông tin và tránh gây phiền hà cho những người nhận email.
-
Reply All: Khi bạn nhấn nút Reply All, bạn sẽ trả lời tất cả những người đã nhận email ban đầu, bao gồm cả người gửi email và những người được thêm vào danh sách CC và BCC.
-
FW (Forward): Thuật ngữ này được sử dụng khi bạn muốn chuyển tiếp email cho một người khác. Bạn có thể chọn Forward và nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chuyển tiếp email. Forward còn có cách viết tắt khác là FWD.
-
Urgent: Một số người sử dụng từ “Urgent” để đánh dấu email của họ là quan trọng và cần được trả lời ngay lập tức.
-
Attachment: Đây là một tập tin được đính kèm với email. Nếu bạn muốn gửi một tập tin cho người nhận, bạn có thể thêm tập tin đính kèm vào email của mình.
-
ATTN (Attention): Từ viết tắt ATTN trong email và công việc thường được sử dụng để chỉ định rõ ràng người nhận email hoặc thông báo cho họ rằng email này đang được gửi đến họ.
Những thuật ngữ này rất phổ biến trong email và giúp cho việc gửi và nhận email trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.
Tạm kết
Vậy FYI là gì? “FYI” là viết tắt của cụm từ “for your information” và là cách thông báo cho người khác biết về một thông tin nào đó. Nắm vững cách sử dụng và ngữ cảnh sử dụng FYI sẽ giúp cho giao tiếp của bạn trở nên hiệu quả hơn.