Backlog Là Gì

Bạn đã nghe qua thuật ngữ “Backlog” nhưng không chắc chính xác nó có ý nghĩa và vai trò gì trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm? Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về Backlog là gì, vai trò và ý nghĩa của nó, cùng những phương pháp quản lý Backlog mà bạn không nên bỏ qua.

Tổng quan về Backlog

Backlog là gì?

Backlog được hiểu là tồn đọng hay công việc tồn đọng, là một danh sách các nhiệm vụ cần thiết để hỗ trợ một kế hoạch chiến lược lớn hơn. Trong phát triển sản phẩm, backlog bao gồm các công việc ưu tiên mà nhóm đã thống nhất để thực hiện trong quá trình kế tiếp.

Không có một nguyên tắc chung cho việc tổ chức các công việc trong backlog. Tùy vào lộ trình của từng dự án cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức trình bày khác nhau, sao cho đảm bảo sự phù hợp. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải xác định rõ nhu cầu của dự án để tổ chức backlog được hiệu quả nhất.

backlog là gì

Những nội dung cơ bản của một Backlog là gì?

Nội dung cơ bản của một công việc tồn đọng sẽ khác nhau giữa các dự án. Tuy nhiên, bạn cần phải đảm bảo những nội dung chính sau khi xây dựng backlog:

  • Danh sách nhiệm vụ: Liệt kê các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Mỗi nhiệm vụ nên được mô tả rõ ràng và đủ chi tiết để hiểu được yêu cầu cần thiết.
  • Thời gian hoàn thành: Nên được xác định rõ ràng và cụ thể về ngày giờ bắt buộc hoàn thành nhiệm vụ. Từ đó cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về dự án và dễ dàng trong việc báo cáo tiến độ thực hiện công việc.
  • Người thực hiện: Đây là thông tin về người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện mỗi nhiệm vụ. Xác định người thực hiện giúp phân chia công việc rõ ràng và tạo trách nhiệm cá nhân trong dự án tập thể.
  • Mức độ ưu tiên: Mỗi nhiệm vụ trong backlog nên được xác định mức độ ưu tiên. Điều này giúp xác định công việc quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Có thể sử dụng các tiêu chí như giá trị, khả năng ảnh hưởng hoặc mức độ cần thiết để đánh giá mức độ ưu tiên.
  • Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng hoặc tiến trình của công việc. Các trạng thái thông thường có thể là “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy”. Theo dõi trạng thái nhiệm vụ giúp quản lý tiến độ và biết được công việc nào cần quan tâm và ưu tiên.

Cách sử dụng Backlog là gì?

Thường được sử dụng với các kỹ thuật Agile như Scrum hoặc Kanban, Backlog có vai trò giúp nhà quản lý xác định và nắm bắt được tất cả nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Backlog cũng giúp đảm bảo sự phù hợp giữa từng nhiệm vụ với cá nhân phụ trách.

Ngoài ra, Backlog được sử dụng như một công cụ giao tiếp giữa nhóm dự án và các bên liên quan. Thông qua Công việc tồn đọng có thể, tiến độ của từng dự án sẽ được biểu diễn rõ ràng. Không những vậy, công cụ này còn giúp xác định những rủi ro có thể xảy ra tròn quá trình thực hiện.

backlog

Ý nghĩa của Backlog là gì?

Đối với nhiều ngành nghề, backlog được sử dụng để chỉ khối lượng công việc đang vượt quá năng lực sản xuất của công ty. Điều này có thể mang ý nghĩa tích cực hoặc tiêu cực tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể.

Đối với quản lý dự án và phát triển sản phẩm (Agile)

  • Xác định giá trị kinh doanh: Các yêu cầu và tính năng quan trọng nhất, có tiềm năng mang lại lợi ích cao cho khách hàng và doanh nghiệp sẽ được ưu tiên để đạt được mục tiêu kinh doanh.
  • Đảm bảo sự tham gia và tương tác của khách hàng: Sử dụng Backlog để thảo luận với khách hàng, lắng nghe ý kiến và phản hồi của họ, từ đó cải thiện sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
  • Tăng tính linh hoạt và thích ứng: Backlog cho phép thay đổi và điều chỉnh các yêu cầu và công việc trong suốt quá trình phát triển. Doanh nghiệp có thể cập nhật và điều chỉnh Backlog để phản ánh sự thay đổi của yêu cầu hoặc những ưu tiên mới.

Đối với Giám đốc sản phẩm (Product Manager)

  • Quản lý yêu cầu và tính năng: Backlog ghi lại và quản lý các yêu cầu và tính năng của sản phẩm. Nó là nơi tập trung của những ý tưởng và yêu cầu từ khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác.
  • Lập kế hoạch và ưu tiên công việc: Theo đúng sự ưu tiên và giá trị kinh doanh từ đó giúp Product Manager định rõ phạm vi sản phẩm và tạo ra một lộ trình phát triển rõ ràng.
  • Đồng thuận với các bên liên quan: Backlog là một công cụ quan trọng trong việc thảo luận, đồng thuận với khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác về yêu cầu, tính năng cũng như kế hoạch phát triển sản phẩm.
  • Quản lý tiến độ và theo dõi: Backlog cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ và trạng thái của công việc. Product Manager có thể theo dõi tiến độ, cập nhật và điều chỉnh Backlog để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu.

Vai trò của Backlog là gì?

Hỗ trợ phân công nhiệm vụ dễ dàng

Mỗi backlog đều liệt kê và sắp xếp các chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và theo mức độ ưu tiên phù hợp. Chính vì thế, nhà quản lý sẽ dễ dàng trong việc phân công nhiệm vụ cho nhân sự trong các kế hoạch làm việc.

Cung cấp kế hoạch cụ thể cho công việc nhóm

Một ưu điểm khác của backlog thể hiện ở sự thống nhất về các hạng mục công việc mà nhóm kế hoạch sẽ giải quyết. Do đó, với danh sách công việc tồn đọng, nhân sự có thể hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện các công việc. Họ sẽ không còn tình trạng phải băn khoăn không biết nên phải làm gì trước.

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận nhóm

Không phải tất cả các mục trong một sản phẩm tồn đọng đều được hoàn thiện và sẵn sàng để làm việc. Đôi khi một nhóm sẽ đặt các hạng mục vào mục tồn đọng – ở cuối, để cho biết chúng chưa phải là nhiệm vụ ưu tiên – làm bàn đạp để thảo luận thêm.

Điều này làm cho chúng trở thành một công cụ hữu ích để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện giữa một nhóm đa chức năng. Chúng giúp nhóm thảo luận về cách ưu tiên công việc trên một sản phẩm, những phụ thuộc hoặc xung đột lẫn nhau (nếu có) mà một mặt hàng có thể tạo ra,…